Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die im Gegensatz zur Papierrechnung auf einem strukturierten Datenformat (meistens xml) basiert. Damit ist die E-Rechnung maschinenlesbar.
Es liegt auf der Hand, dass E-Rechnungen einen klaren Vorteil haben: Da sie maschinenlesbar sind, wird beim Empfang einer solchen Rechnung - eine entsprechende Fachsoftware vorausgesetzt - das Verbuchen einer E-Rechnung komplett automatisch erfolgen können. Ebenso ist eine stapelweise Verarbeitung von E-Rechnung einfach möglich. Da eine E-Rechnung von Anfang an als digitaler Datensatz erstellt wird, ist auch der nachgelagerte Austausch über elektronische Medien deutlich einfacher.
Für die tägliche Praxis gilt zunächst folgendes: Ab dem 01.01.2025 besteht für jede Kanzlei die Pflicht, Rechnungen in einer besonderen elektronischen Form (= E-Rechnung) zumindest empfangen zu können. Das heißt natürlich auch, dass die Kanzlei in der Lage sein muss, eine solche Rechnung auslesen und verarbeiten zu können (schließlich muss man ja wissen, für welche Leistungen welche Rechnungsbeträge anfallen und beglichen werden müssen).
Es besteht zunächst keine Pflicht, E Rechnung versenden zu müssen. Diese besteht erst ab 2027. Jedoch wird die Kraft des Faktischen ganz gewiss dafür sorgen, dass schon vor dieser Frist die Kanzlei beauftragende Unternehmen E Rechnungen verlangen. Ergo: Kanzleien sollten ab 2025 ebenso in der Lage sein, E-Rechnungen erstellen zu können.
Prüfen Sie schon jetzt, ob Ihre Kanzlei ab dem 01.01.2025 in der Lage sein wird, E Rechnungen empfangen und lesen zu können. Entsprechende Funktionen sollten in der eingesetzten Kanzleisoftware spätestens dann vorhanden sein.
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